Kommunikation grunden för effektiv tidrapportering

Kommunikation kan betraktas vara ett problem eller en lösning. I privatlivet tenderar vi att skjuta upp viktiga saker som kräver kommunikation. I arbetslivet är det dock inte alltid lika enkelt. Tidsrapportering och kommunikation är två viktiga delar i de allra flesta företagen.

Vart ligger din kärnkompetens? I arbetslivet vill vi i regel kunna fokusera på det vi är bra på. Redovisning är exempel på en syssla som vi gärna vill att någon annan sköter. Tidrapporteringen kan också vara ett problem, såvida vi inte har ett bra system som hanterar vår rapportering. Du kan läsa och få Mer information om nordsys. De tillhandahåller en solid tjänst för schemaläggning.

Måste jag registrera mina arbetstider?

Många företag har idag en decentraliserad organisationskultur. Detta innebär inte allt för sällan att alla ansvarar för sin egen tid. Man tillämpar med andra ord frihet under ansvar. Inom många branscher måste dock de anställda föra ett protokoll av deras arbetstid. Det är exempelvis Viktigt med specifik tidrapportering för byggbranschen.

  • Byggbranschen har haft sina problem med användning av svart arbetskraft. Hur hör detta ihop med tidrapportering? En korrekt tidrapportering hjälper myndigheterna att kontrollera arbetarna på arbetsplatsen. De kan exempelvis kolla vilka tider de har arbetet och hur mycket de har arbetat.
  • Byggföretag är ofta i behov av ett enkelt och effektivt system för tidrapportering. Detta går hand i hand med den lagstadgade personalligaren. Det är en bestämmelse som hjälper myndigheterna.
  • De ökade kraven för rapportering hos byggföretag ökar deras administrationsarbete. De måste säkerställa att alla medarbetare följer ett specifikt tidsschema. De måste även se till att samtliga medarbetare på egen hand loggar ut från systemet när de har avslutat arbetsdagen.
  • Detta kräver också fler rutiner. Någon på företaget måste säkerställa att hela personalen sköter sina tider. Ifall detta inte genomförts på ett korrekt sätt kan företaget få betala böter. Enkla misstag kan således i det långa loppet leda till stora böter.
  • Stora brister på en byggarbetsplats kan leda till böter på upp till 25 000 kronor. De mest vanliga bötesbeloppen ligger dock på 2500 kronor.
  • Dessa bötesbelopp vittnar om att det finns pengar att spara på att investera i ett tidrapporteringssystem. Eventuella böter kan i värsta fall vara större än hela kostnaden för att införa ett adekvat system. 

Fördelar med att hålla koll på dina tider

Det är inte alla som trivs med tidrapportering. Det upplevs ibland som bökigt och något som skapar merarbete. Frågan är dock vad som är hönan och ägget. Ibland kan ett komplext system göra så att du inte kan registrera dina tider på ett korrekt sätt. Samma system kan också vara föremål för ständiga uppdateringar som gör att du aldrig riktigt lär dig hur det fungerar.

Men det måste väl finnas några klara fördelar med ett bra tidsrapporteringssystem?

  • Som arbetsgivare kan du spendera mindre tid på lönerapportering. Du har redan antalet arbetade timmar framför dig, och du kan således skapa lönerna på ett smidigt sätt. Du kan även se om någon med fast lön ständigt arbetar mindre timmar. I vilket fall har många företag timanställda som får betalt därefter.
  • Det skapar även en ansvarsfull företagskultur. Du kanske exempelvis skyddat en arbetskamrat som varit iväg några timmar från arbetsplatsen. Detta är dock att betrakta som ett problem inom bland annat byggbranschen. Personer som finns, respektive inte finns på arbetsplatsen, måste vara registrerade för detta i systemet.

I längden kan alltså dessa mindre förseelser blir dyra.

  • Som arbetsgivare och som anställd underlättar du också dina egna arbetsuppgifter. Låt oss säga att du är timanställd. I slutet av månaden ska du skicka in dina tider. Du är dock osäker på hur många timmar du har arbetat. Detta skapar flera dilemman. Du vill exempelvis inte riskera att få påbackning med tanke på att du försöker få ut mer lön. Du vill inte heller få betalt för mindre timmar än du har arbetat.
  • Som arbetsgivare tar du i sin tur bort den eviga ansvarsfrågan. Du vill kunna lita på att dina anställda är ärliga. Samtidigt har du kanske lite tvivel mot någon av de anställda. Detta är en jobbig situation som ibland kräver drastiska metoder.  

Kommunikation och tidsåtgång för enskilda arbeten

Kommunikation är nyckeln till en effektiv tidrapportering och arbetsorder. Har du adekvat tidsunderlag för samtliga personer på företaget kan du också estimera arbetskapaciteten. Du kan exempelvis se hur mycket tid ni spenderar på ett visst projekt. Du kan därför föra en rak kommunikation med dina anställda om saker som behöver förbättras. Det kan även handla om att medarbetarna presterar mer än de borde. I detta fallet förtjänar de anställda att få beröm eller belöning.

  • Många gånger har vi inte möjligheten till att föra en dialog mellan fyra ögon. Vi måste då förlita oss på att kunna kommunicera effektivt via våra datorer. För att kunna göra detta bör du se till så att alla dina affärssystem fungerar väl. När ni planerar ett projekt kan ni behöva utvärdera hur mycket tid ni kan avsätta. Detta kräver givetvis att du vet hur mycket tid du har disponibelt, vilket är något du kan se med ett tidrapporteringssystem.
  • Det kan också handla om att du kommunicerar med dina kollegor via telefon. Detta är vanligt i många branscher där man arbetar på olika platser, exempelvis i byggbranschen. Du får då förlita dig på att dina affärssystem även fungerar i din telefon. Det finns många bra affärssystem som ger dig möjligheten till att även använda deras applikationer i din telefon.
  • Hur kan du göra för att spara tid innan du börjar att kommunicera? När du vill förmedla något viktigt bör du samla på dig all viktig information som du kan tänkas behöva. Ifall du ska skicka ett mejl kan du formulera texten så att alla i företaget kan läsa det. Du kan även bifoga uppgifter som stödjer det du vill säga. Det kan exempelvis handla om din tidrapport, som kan stödja hur mycket tid du kan avsätta för att lösa ett eventuellt problem.

Måste alla anpassa sig till digitaliseringen?  

Du som läser det här kanske frågar dig om fördelarna med att digitalisera stora delar av arbetsverktygen. Som vi tidigare har nämnt handlar det bland annat om ökade krav från staten. De vill som sagt kunna kontrollera hur vissa branscher sköter sin tidrapportering relaterat till deras anställda. 

Ur ett annat perspektiv ska digitaliseringen kunna underlätta din vardag. Samtidigt är det förståeligt att vissa saker upplevs som krångliga. I längden finns det dock mycket forskning som stödjer att vi kan dra nytta av digitala verktyg. Dessa verktyg finns till för att din arbetsdag ska bli enklare. Många utvecklare av affärssystem och tidrapporteringssystem gör sitt yttersta för att underlätta för användaren. Detta gör man bland annat genom applikationer till olika telefonmärken och olika datormärken.